Usando Trello para organizar mis tareas y ser más productivo

Desde hace un tiempo estoy bastante obsesionado con lograr aprovechar más mi tiempo de trabajo, para luego disponer de un tiempo libre de manera razonable (oigo las carcajadas de mi familia y compañeros de trabajo desde la distancia…). Es decir, quiero hacer mi trabajo dentro de mi horario laboral, para que el trabajo no fagocite mi ocio. Sé que en España esto que cuento es ciencia ficción, por culpa de la cultura empresaurial que existe, pero yo al menos voy a tratar de lograr que mi trabajo ocupe el tiempo que tiene que ocupar y conseguir que todo llegue a tiempo a su entrega (otra proeza).

Una de las herramientas que siempre me han ayudado, y que siempre he usado, es una pequeña lista de tareas, donde de manera desorganizada, apuntaba las tareas que tenia que realizar. ¿Os suena una libreta y un boli?, si exactamente eso. Tras años leyendo sobre desarrollos ágiles, y como enfrentarme a mis cambios en las tareas laborales, comencé a desbordarme. Necesitaba una herramienta mejor que mi libreta.

Siguiendo las modas, si mi mente es débil, me decanté por Trello, y le vi potencia por la gran personalización que permite y que no te obliga a utilizar ninguna filosofía concreta. De hecho eso me enamoró eso mismo: Me lo podía montar como quería.

En cuanto a las columnas, tras varios cambios (y creo que no los últimos), he definido las siguientes:

  • Dump (vertedero): Directamente copiado la de metodología de StrikeThru, que trata de mantener una lista de cosas que van mas allá de la semana, y que son ideas o tareas sin fechas. Pueden estar allí indefinidamente, o ser borradas sin problemas.
  • Pendientes (semanal): Son las tareas que tienen que ser desarrolladas esta semana.
  • Hoy: Las que tengo planeadas hoy.
  • En desarrollo: Están actualmente en desarrollo. No limito el número ya que realmente hay que ser razonables y en ocasiones se tiene que hacer varias cosas a la vez.
  • Finalizados: Tareas terminadas. No se archivan hasta que pasa la semana.

Para categorizar y priorizar las tareas uso las etiquetas que se pueden asociar a cualquier tarea, junto con los colores que me indican de manera visual si son importantes. En mi trabajo diario, siempre hay tipos de tareas que son más prioritarias que otras, por lo que las he categorizado y puesto una prioridad. Por ejemplo: “Clientes” tiene prioridad alta, “Proyectos” se le asigna normal, etc…  Aunque también es posible generar etiquetas tipo “urgente”, “alta”, “normal” o “sin prisa” para indicar la prioridad, y generalizar todos los trabajos.

En cuanto a los comentarios de cada una de las tarjetas, suelo usarlas para dejar alguna información importante, aunque no son muy habituales e indicar cuales son las vueltas a la vida de las tareas terminadas durante su revisión.

La metodología que desarrollo fija el periodo de tiempo que utilizamos en una semana. Esto provoca dos acciones que ocurren todos los lunes:

  1. Revisar todas las tares terminadas en la columna de “Finalizados”, y archivar todas las que se den por terminadas. En el caso que una tareas vuelva de los vivos (“Zombie”) se indica con el texto de la entrada y se indica en un comentario la hora de su vuelta a la vida.
  2. Creo todas tareas que conozco que tengo que desarrollar durante la semana.
  3. Si es posible, paso alguna de las tareas del Dump a la columna “Pendientes”.

En la columna “Dump” se pueden meter tareas en cualquier momento, por lo que suele crecer y decrecer a lo largo de la semana, pero NO permito que entren en la de “Pendientes” hasta su revisión.

Ahora viene la parte divertida: también esta permitido saltarme todo el proceso anterior (sin abusar, claro), y os preguntareis: ¿Entonces para que tanto follón?, pues porque la vida es así, y tener una flexibilidad controlada permite que sea mucho más realista, en cuanto al día a día.

Y esto es lo que hago, si os puede ayudar en algo (a lo mejor a hacer lo contrario que yo hago) pues me alegro mucho.

Please follow and like us:

Mapa conceptual del GTD, o como ser más productivo

Cada vez me interesa el tema del GTD (Getting Things Done), de hecho tengo medio abandonado un proyecto de un pequeño software para implementar (o más bien seguir) la “algorítmica” del GTD. ¿Y porqué os cuento esto?, porque mirando en mis feed (lo siento si no recuerdo exactamente donde lo he leído) me encontrado este magnífico mapa conceptual sobre como llevar a cabo tus tareas siguiendo los principios del GTD.

El mapa esta desarrollado por Jokin Lacalle Usabiaga, y sencillamente es genial, os aconsejo que paséis por su web y le echéis un vistazo.

Please follow and like us: